Multas por no fichar: cuanto te puede costar

Las multas por no fichar: un riesgo real ya hoy

Desde 2019 el registro de jornada es obligatorio en Espana (Real Decreto-ley 8/2019), y muchas empresas siguen sin cumplir o lo hacen de forma deficiente. Las sanciones ya se aplican hoy a las empresas que no registran la jornada. Ademas, la reforma en tramitacion (aprobada para tramitacion urgente en septiembre de 2025, actualmente estancada) reforzara las sanciones y exigira medios exclusivamente digitales. Mientras tanto, la Inspeccion de Trabajo ya ha intensificado sus actuaciones.

En este articulo desglosamos exactamente cuanto te puede costar no fichar, como se calculan las multas y que puedes hacer para proteger tu empresa.

Clasificacion de las sanciones segun la LISOS

Las multas por incumplimiento del registro horario se regulan en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Se clasifican en tres grados:

Infraccion leve (articulo 6.6 LISOS)

Se aplica cuando existe un registro horario pero presenta defectos formales: datos incompletos, falta de firma del trabajador, formato inadecuado o retrasos en la actualizacion. Esta sancion ya se aplica hoy.

• Grado minimo: de 751 a 1.500 euros
• Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros
• Grado maximo: de 3.751 a 7.500 euros

Infraccion grave (articulo 7.5 LISOS)

Se aplica cuando no existe registro horario o cuando los registros son sistematicamente incorrectos. Ya en vigor desde 2019. Con la reforma prevista, tambien se sancionara como grave el uso de sistemas no digitales que no cumplan los nuevos requisitos tecnicos.

• Grado minimo: de 7.501 a 30.000 euros
• Grado medio: de 30.001 a 75.000 euros

Infraccion muy grave (articulo 8 LISOS)

Se aplica cuando se demuestra falsificacion deliberada de registros para ocultar horas extraordinarias no remuneradas o incumplimiento de descansos, con cuantias de 75.001 a 225.018 euros e incluso responsabilidad penal en casos extremos.

Como se calcula la multa: factores determinantes

El inspector no aplica una cifra fija. La cuantia final depende de varios factores:

• Numero de trabajadores afectados: cuantos mas empleados sin registro, mayor la sancion.
• Volumen de negocio de la empresa: las empresas con mayor facturacion reciben sanciones mas altas.
• Intencionalidad: si se demuestra que el incumplimiento es deliberado, se aplica el grado maximo.
• Reincidencia: haber sido sancionado previamente por la misma infraccion agrava la multa.
• Perjuicio a los trabajadores: si la ausencia de registro se asocia a horas extras no pagadas, la sancion se endurece.

Ejemplos reales de sanciones

Ejemplo 1: Pyme de 15 empleados sin registro

Una empresa de servicios con 15 empleados que no lleva ningun tipo de registro horario. Inspeccion la clasifica como infraccion grave en grado minimo: 7.501 euros. A esto se suman posibles reclamaciones de los trabajadores por horas extras no registradas.

Ejemplo 2: Empresa mediana con Excel manipulable

Una empresa industrial con 80 empleados que registra las horas en hojas Excel. Hoy un inspector puede considerar el Excel como registro valido si esta bien mantenido (la ley de 2019 no exige formato digital). Sin embargo, cuando entre en vigor la reforma, el inspector determinara que el sistema es manipulable y no cumple los requisitos de inviolabilidad. Infraccion grave en grado medio: 45.000 euros.

Ejemplo 3: Gran empresa reincidente

Una cadena de retail con 500 empleados que ya fue advertida en una inspeccion anterior y sigue sin implementar un sistema conforme. Infraccion grave en grado maximo: 225.018 euros, mas recargos por reincidencia.

Que desencadena una inspeccion

Las inspecciones de trabajo pueden producirse por varios motivos:

• Denuncia de un trabajador: un empleado reclama horas extras no pagadas o condiciones laborales irregulares.
• Campana sectorial: la Inspeccion lanza campanas periodicas enfocadas en sectores con alto incumplimiento (hosteleria, construccion, retail).
• Inspeccion aleatoria: visitas rutinarias sin causa especifica.
• Cruce de datos: la Seguridad Social detecta anomalias en las cotizaciones o contratos a tiempo parcial con horas sospechosamente bajas.

Como procede el inspector

1. Visita al centro de trabajo: puede ser sin previo aviso.
2. Solicitud del registro horario: pide ver los registros de los ultimos 4 anos.
3. Verificacion del formato: comprueba que existe registro. Cuando la reforma entre en vigor, ademas verificara que el sistema es digital, inviolable y exportable.
4. Entrevista a trabajadores: pregunta a empleados al azar si conocen el sistema y si fichan a diario.
5. Comparacion de datos: cruza los registros con contratos, nominas y cotizaciones.
6. Acta de infraccion: si detecta incumplimiento, levanta acta y la empresa tiene 15 dias para presentar alegaciones.

Como te protege un software de fichaje digital

Un software de fichaje digital homologado elimina practicamente todos los riesgos de sancion:

• Registro automatico en tiempo real: el empleado ficha y el registro queda grabado al instante con marca temporal verificable.
• Inviolabilidad: los datos se almacenan en servidores seguros y no pueden ser editados retroactivamente.
• Exportacion inmediata: ante una inspeccion, puedes generar un informe completo en segundos.
• Conservacion garantizada: los datos se mantienen durante 4 anos o mas de forma automatica.
• Trazabilidad: cada accion queda registrada con auditoria completa (quien ficho, cuando, desde donde).

Calcula tu riesgo

No esperes a que un inspector llame a tu puerta. Utiliza nuestra calculadora de multas por no fichar para estimar la sancion que podria recibir tu empresa segun tu situacion actual. Introduce el numero de empleados, tu metodo actual de fichaje y tu sector para obtener una estimacion personalizada.

Actua antes de que sea tarde

El coste de un software de fichaje digital es una fraccion de lo que cuesta una sola multa. Por ejemplo, Timenet cuesta desde 1,50 euros por usuario al mes. Para una empresa de 20 empleados, eso son 30 euros al mes frente a una multa minima de 7.501 euros. La decision es evidente.

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