Guía legal: fichaje digital obligatorio en España
1. Qué cambia con la nueva ley
La reforma del Estatuto de los Trabajadores y la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) prevista para 2026/2027 establecerá la obligatoriedad del registro horario digital para todas las empresas en España. La tramitación urgente fue aprobada en septiembre de 2025, aunque a marzo de 2026 su aprobación definitiva sigue pendiente por discrepancias entre ministerios.
Los cambios principales son:
- Digital obligatorio: el registro en papel, Excel u hojas de cálculo deja de ser válido.
- No manipulable: el sistema debe garantizar la integridad de los datos (anti-fraude).
- Acceso en tiempo real: la Inspección de Trabajo podrá acceder a los registros al instante, sin necesidad de solicitar copias.
- Retención 4 años: los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años.
- Multas por trabajador: las sanciones se aplican individualmente por cada empleado afectado.
2. A quién afecta
La obligación de registro horario digital se aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de:
- Tamaño de la empresa (desde 1 empleado)
- Sector de actividad
- Tipo de jornada (completa, parcial, flexible)
- Modalidad de trabajo (presencial, remoto, híbrido)
Exentos: autónomos sin empleados, altos directivos, y relaciones laborales de carácter especial que tengan regulación propia.
3. Requisitos técnicos del software
Para cumplir la ley, el software de fichaje debe cumplir 4 requisitos técnicos:
1. Digital
Sistema electrónico. No vale papel, Excel, ni sistemas manuales. Debe generar registros digitales con marca de tiempo fiable.
2. Acceso en tiempo real
La Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores deben poder acceder a los registros en cualquier momento, sin demora.
3. No manipulable
Los registros no pueden ser modificados después de su creación. El sistema debe garantizar la integridad de los datos con mecanismos anti-fraude.
4. Retención 4 años
Todos los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años, accesibles para consulta por la Inspección o los tribunales.
4. Multas y sanciones
Las sanciones se regulan por la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) y se aplican por cada trabajador afectado:
| Tipo | Descripción | Multa (por trabajador) |
|---|---|---|
| Leve | No llevar registro horario | 751 — 7.500 EUR |
| Grave | Registro incompleto, incorrecto o no digital | 7.501 — 75.000 EUR |
| Muy grave | Manipulación, fraude o reincidencia | 75.001 — 225.018 EUR |
Ejemplo: una empresa de 50 empleados sin registro horario podría recibir una multa leve de entre 37.550 EUR y 375.000 EUR (751-7.500 EUR x 50 trabajadores).
5. Timeline de implementación
Real Decreto-ley 8/2019: obligación de registro horario (papel válido).
Consejo de Ministros aprueba tramitación urgente del Decreto-ley sobre registro horario digital.
Tramitación en curso. Discrepancias entre ministerios sobre protección de datos y costes retrasan la aprobación.
Entrada en vigor prevista. Todas las empresas deberán tener un sistema digital operativo.
6. Cómo cumplir paso a paso
- Evalúa tu situación actual — ¿Qué método usas ahora? ¿Papel, Excel, software antiguo?
- Compara opciones — Usa nuestro comparador para encontrar software que se adapte a tu empresa.
- Verifica cumplimiento — Asegúrate de que el software cumpla los 4 requisitos: digital, tiempo real, no manipulable, retención 4 años.
- Implementa — La mayoría de soluciones cloud se implementan en 1-5 días.
- Forma a tu equipo — Asegúrate de que todos los empleados saben fichar.
- Mantente actualizado — Suscríbete a nuestro blog para novedades legales.
7. Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de fichaje digital?
La reforma está en tramitación, prevista para 2026 o 2027. El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente en septiembre de 2025, pero a marzo de 2026 hay discrepancias entre ministerios que podrían retrasar su aprobación.
¿Mi empresa ya ficha en papel, tengo que cambiar?
Cuando entre en vigor la reforma, sí. La nueva normativa exigirá específicamente un sistema digital. Los registros en papel, Excel u hojas de cálculo no serán válidos. Es recomendable anticiparse.
¿Qué pasa si no cumplo con la ley de fichaje?
La Inspección de Trabajo puede sancionar con multas de 751 EUR (leve) a 225.018 EUR (muy grave) según la LISOS. Las multas se aplican por cada trabajador afectado, por lo que la cuantía total puede ser muy elevada.
¿Los autónomos sin empleados deben fichar?
No. La obligación de registro horario se aplica a trabajadores por cuenta ajena. Los autónomos sin empleados están exentos. Si un autónomo tiene empleados, sí debe implementar el sistema.
¿Puede la Inspección de Trabajo pedir los registros en cualquier momento?
La reforma prevista exige que el sistema permita acceso en tiempo real por parte de la Inspección de Trabajo y la representación legal de los trabajadores. Actualmente, la Inspección ya puede solicitar los registros.
¿Cuánto cuesta implementar un software de fichaje?
Los precios varían según el proveedor y las funcionalidades. Existen opciones desde 1,50 EUR/usuario/mes hasta 8+ EUR/usuario/mes. Algunos proveedores ofrecen planes gratuitos para empezar.