El registro horario digital: reforma en tramitacion con entrada en vigor prevista para 2026/2027
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en Espana estan obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados. La ley actual permite cualquier formato: papel, Excel, aplicaciones o cualquier otro medio. Sin embargo, eso va a cambiar.
En septiembre de 2025, el Consejo de Ministros aprobo la tramitacion urgente de una reforma que endurece los requisitos y establece que el registro horario debera realizarse a traves de medios digitales, eliminando los sistemas manuales o analogicos. A fecha de marzo de 2026, la reforma se encuentra estancada por desacuerdos entre ministerios sobre proteccion de datos y costes de implantacion. La entrada en vigor esta prevista para 2026 o 2027, pero aun no hay fecha confirmada. Lo que si es seguro: la reforma llegara, es cuestion de cuando, no de si.
Que cambia con la reforma prevista
El cambio fundamental es el paso de un sistema flexible (donde hoy vale un cuaderno o una hoja de Excel segun la ley de 2019) a un sistema que debera cumplir requisitos tecnicos concretos. Cuando la reforma entre en vigor, las empresas que sigan usando metodos manuales se expondran a sanciones reforzadas.
Requisitos tecnicos propuestos por la reforma
- Registro en tiempo real: el fichaje debe quedar registrado en el momento exacto en que se produce, no al final del dia o de la semana.
- Inviolabilidad: los datos no pueden ser modificados ni por el empleado ni por la empresa una vez registrados. El sistema debe ser a prueba de manipulaciones.
- Exportacion para inspeccion: ante una visita de la Inspeccion de Trabajo, la empresa debe poder exportar los registros en un formato estandar que el inspector pueda verificar de forma inmediata.
- Conservacion durante 4 anos: los registros deben almacenarse y estar accesibles durante un minimo de 4 anos (este requisito ya existe en la normativa actual de 2019).
- Accesibilidad para los trabajadores: los empleados deben poder consultar sus propios registros en cualquier momento.
A quien afecta
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin excepcion de tamano ni sector. Desde un autonomo con un empleado hasta una multinacional con miles de trabajadores. No hay exenciones por numero de empleados ni por tipo de actividad.
Los unicos excluidos son los trabajadores autonomos sin empleados a su cargo y las relaciones laborales especiales que tienen su propia regulacion (como el personal de alta direccion).
Calendario y plazos clave
- Mayo 2019: el Real Decreto-ley 8/2019 hace obligatorio el registro de jornada, pero permite cualquier formato (papel, Excel, app).
- Septiembre 2025: el Consejo de Ministros aprueba la tramitacion urgente de la reforma del registro horario digital.
- Marzo 2026 (actualidad): la reforma esta estancada por discrepancias entre ministerios sobre proteccion de datos y costes.
- Entrada en vigor prevista: 2026 o 2027, dependiendo del avance parlamentario. Se espera un periodo transitorio de 3 a 6 meses tras la publicacion.
Nuestra recomendacion es no esperar al ultimo momento. Implementar un software de fichaje digital lleva tiempo entre la seleccion, configuracion, formacion del personal y puesta en marcha.
Que ocurre si no cumples
Las sanciones por no llevar un registro horario adecuado ya se regulan a traves de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Hoy ya te pueden sancionar por no registrar la jornada (la obligacion existe desde 2019). Con la reforma prevista, ademas se sancionara el uso de medios no conformes con los nuevos requisitos digitales.
- Infraccion leve: de 751 a 7.500 euros. Defectos formales en el registro.
- Infraccion grave: de 7.501 a 75.000 euros. Ausencia total de registro o incumplimiento sistematico.
- Infraccion muy grave: de 75.001 a 225.018 euros. Falsificacion deliberada de registros o reincidencia grave.
Para un desglose completo de las multas y como calcular tu riesgo, consulta nuestra calculadora de multas por no fichar.
Como prepararse: paso a paso
- Audita tu sistema actual: revisa si tu metodo de fichaje cumple los cuatro requisitos tecnicos (tiempo real, inviolabilidad, exportacion, retencion 4 anos).
- Evalua soluciones digitales: compara las opciones del mercado segun tu tamano de empresa, sector y presupuesto. Nuestro comparador de software de fichaje te ayuda a filtrar y comparar en minutos.
- Planifica la migracion: reserva al menos 2-4 semanas para la configuracion inicial, importacion de datos de empleados y pruebas.
- Forma a tu equipo: asegurate de que todos los empleados saben como fichar con el nuevo sistema. Los mejores software incluyen formacion y soporte.
- Verifica el cumplimiento: antes de dar por finalizada la migracion, realiza una simulacion de inspeccion para comprobar que puedes exportar los datos correctamente.
Preguntas frecuentes
Mi empresa tiene menos de 10 empleados, me afecta?
Si. La obligacion de registro horario (vigente desde 2019) aplica a todas las empresas con al menos un trabajador por cuenta ajena, sin importar el tamano. Cuando entre en vigor la reforma digital, tambien les afectara.
Puedo seguir usando Excel?
Hoy si, porque la ley de 2019 permite cualquier formato. Pero cuando la reforma entre en vigor, Excel dejara de ser valido: las hojas de calculo no cumplen el requisito de inviolabilidad (cualquiera puede modificar una celda) ni el de registro en tiempo real. Consulta nuestro articulo sobre por que Excel dejara de valer para fichar.
El fichaje en papel sigue siendo valido?
Actualmente si, bajo la ley de 2019. Pero la reforma en tramitacion exigira que el registro sea digital, electronico y cumpla los requisitos tecnicos mencionados. Cuando entre en vigor, el papel dejara de ser valido.
Cuanto cuesta un software de fichaje digital?
Los precios varian desde 1,50 euros por usuario y mes en soluciones basicas como Timenet hasta 8 euros o mas en plataformas completas como Personio. Algunas como Factorial ofrecen plan gratuito. Consulta nuestra guia para pymes para encontrar la mejor opcion segun tu presupuesto.
Que pasa si un inspector viene y no tengo ningun registro?
Hoy ya te pueden sancionar por no llevar registro horario (es obligatorio desde 2019). La sancion dependera de la gravedad: puede ir desde 751 euros (defecto formal) hasta mas de 225.000 euros (ausencia total de registro). Cuando entre en vigor la reforma digital, ademas podran sancionarte por usar medios no conformes. Consulta la guia legal completa para mas detalles.
La transicion al registro horario digital no es solo una futura obligacion legal: es una oportunidad para modernizar la gestion del tiempo en tu empresa, reducir errores y ganar visibilidad sobre las horas trabajadas. La reforma llegara — es cuestion de cuando, no de si. Cuanto antes empieces, menos prisa tendras.