El problema con Excel
Muchas empresas mexicanas registran la asistencia de sus trabajadores con hojas de Excel o incluso en papel. Aunque estos metodos son familiares, presentan problemas serios ante la reforma del Art. 123:
- Manipulable: cualquier persona con acceso puede modificar los registros sin dejar rastro.
- Sin acceso en tiempo real: la STPS no puede consultar un archivo Excel almacenado en una computadora local.
- Sin trazabilidad: no hay registro de quien modifico que dato y cuando.
- Error humano: errores de captura, formulas rotas, archivos perdidos.
Que exige la LFT tras la reforma
La reforma del Art. 123 establece que el registro debe ser:
- Electronico (no papel ni hojas de calculo)
- No manipulable (integridad de datos garantizada)
- Accesible en tiempo real por la STPS
- Con retencion minima de 4 anos
Excel no cumple ninguno de estos requisitos de forma nativa.
Software de fichaje: la alternativa
Un software de fichaje dedicado cumple todos los requisitos legales y ademas ofrece automatizacion, reportes, alertas de horas extra y geolocalizacion. El costo es desde 49 MXN/usuario/mes — menos que una hora de trabajo al mes.
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